El Ministerio de Autonomías, está dando cumplimiento a la disposición transitoria segunda del Decreto Supremo No. 1597, que estipula que la adecuación y/o modificación de los Estatutos y Reglamentos de estas entidades deberá ser en un plazo de (5) meses a partir de su publicación (que fue el 5 de junio del presente). El plazo se cumple el 5 de noviembre, aun cuando la mayoría de las instituciones que tienen radio de acción en más de un departamento recién se está informando sobre la referida ley.
El registro del nombre continuará hasta el mes de marzo del próximo año,lo cuál implica una incoherencia ya que uno de los requisitos para la adecuación y/o modificación es tener primero este registro, el cual dura 10 días hábiles. La adecuación y/o modificación de la mayoría de las organizaciones contempladas en esta ley que tienen su radio de acción en más de un departamento es diificultosa dado que debe realizar una asamblea general con todos sus afiliados para cumplir con icha adecuación y/o modificación a sus normas internas debido a que las mismas debe deben ser consensuadas con la base y respetando su estructura orgánica.
En cuanto a los Entes de Coordinación que tiene otro tratamiento también deben realizar este trámite pero tiene como complemento obtener personerías jurídicas de sus diferentes afiliados. Ello implica trámite que no son de 1 día, sino de más de 3 días dependiendo del departamento, ya que estos tienen diferentes requisitos.
A continuación damos a conocer los requisitos para la adecuación exigidos por el Ministerio de Autonomías:
REQUISITOS PARA LA ADECUACION Y/O MODIFICACIÓN
a) Formulario de Verificación de Documentos.
b) Memorial de solicitud de adecuación o de modificación dirigido a la Ministra o Ministro de Autonomías. En el memorial se debe señalar claramente la denominación (ONG o Fundación) y el nombre de la persona colectiva; o nombre y naturaleza (organización social o entidad civil sin fines de lucro), el objeto, fines y alcance de las actividades sin fines de lucro y los Departamentos en los que las desarrolla. Se debe además detallar la adecuación o modificaciones que se realiza, justificando las mismas (si se trata del estatuto y/o reglamento interno el detalle debe constar artículo por artículo).
c) Poder especial del representante legal.
d) Certificado de Registro de Nombre otorgado por el Ministerio de Autonomías (fotocopia).
e) Copia legalizada del Testimonio de Protocolización de los documentos por los cuales obtuvo su personalidad jurídica y de los testimonios en los que consten las modificaciones realizadas.
f) Acta de elección y posesión del directorio u otro ente de representación actual, con nombre y firma de los miembros, especificando el tiempo de gestión (original), en el caso de que este documento no conste en el testimonio de protocolización o la última modificación.
g) Cuando corresponda, borrador del instrumento de modificación al documento de constitución de la persona colectiva (Word y PDF, con nombre y firma de los miembros del Directorio), el cual será protocolizado una vez revisado y aprobado.
h) Cuando corresponda, Estatuto Orgánico, adecuado a la normativa vigente, en versión impresa y digital versiones Word y PDF, con nombre y firma de los miembros del Directorio (original).
i) Acta de aprobación del Estatuto Orgánico adecuado a la normativa vigente, con nombre y firma de los miembros del directorio (original).
j) Cuando corresponda, Reglamento Interno, adecuado a la normativa vigente, en versión impresa y digital versiones Word y PDF (escaneado), con nombre y firma de los miembros del Directorio (original).
k) Acta de aprobación del Reglamento Interno, adecuado a la normativa vigente, con nombre y firma de los miembros del directorio (original).
l) Lista (original) de los miembros que conforman la persona colectiva suscrita por cada uno de ellos.
m) Comprobante de pago del trámite según costo aprobado al efecto (original) por Bs. 1200.- (A la cuenta Nro. 10000011277353 del Banco Unión. Ministerio de Autonomías-Retenciones y Aportes).
n) Certificado de no adeudo pendiente con el nivel central del Estado, de los miembros del directorio que conforman la persona colectiva, emitida por la institución correspondiente, debiendo presentar al efecto: Certificado de Información de Solvencia con el fisco emitido por la Contraloría General del Estado (original).
o) Fotocopia de las Cédulas de identidad vigentes de los miembros de la persona colectiva
p) CD conteniendo según los casos, Estatuto Orgánico, Reglamento Interno, Actas de Aprobación del Estatuto Orgánico y el Reglamento Interno, versión Word y PDF (documentación escaneada), Lista de los miembros que conforman la persona colectiva en versión Excel y PDF.
Las Fundaciones además deberán presentar: Balance de la última gestión, con firma de Auditor o Contador con la solvencia profesional correspondiente (original).
